Verfahrensdokumentation und IKS
Unternehmen sollten vorbereitet sein!
19.10.2017 Die von der Finanzverwaltung mit BMF-Schreiben vom 14.11.2014 erlassenen GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) fordern von jedem Steuerpflichtigen eine sogenannte Verfahrensdokumentation und ein internes Kontrollsystem (IKS).
Die wichtigsten Fragen zur Verfahrensdokumentation
Was ist der Hintergrund der vom Finanzamt geforderten Verfahrensdokumentation?
- Das Finanzamt möchte sich von Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung einschl. Buchführung überzeugen
- Das Finanzamt möchte dem mit der Digitalisierung einhergehenden „Kontrollverlust“ entgegen wirken (z.B. werden Rechnungen auf elektronischem Wege erhalten, versendet oder aufbewahrt? IT- und Kassensysteme unterliegen einem hohen technologischen Wandel usw.).
- Das Finanzamt möchte grundsätzliche Standards einer ordnungsgemäßen Geschäftsführung festlegen.
Was bedeutet Verfahrensdokumentation und IKS konkret?
Es handelt sich um eine niedergeschriebene und fortlaufend zu aktualisierende Dokumentation über die Organisation Ihres Betriebes sowie der internen Prozessabläufe. Der Aufbau besteht in der Regel aus folgenden Bausteinen:
- Allgemeine Beschreibung (u.a. Beschreibung des Unternehmens, Einsatzgebiet und verwendete IT-Lösungen)
- Anwenderdokumentation (u.a. Organisation der täglichen Prozesse vom Posteingang, Rechnungskontrolle und Rechnungsversand; Organisationshandbücher und Benutzerhandbücher z.B. bei dem Einsatz einer Kasse)
- Technische Systemdokumentation (u.a. IT-Lösungen, eingesetzte Hard- und Software, Schnittstellenbeschreibung, Fakturaprogramm, Warenwirtschaftsprogramm, Kassensysteme)
- Betriebsdokumentation (u.a. Beschreibung der technischen Betriebsprozesse, Datensicherheit, Berechtigungssystem bei Mitarbeitern, Beschreibung des IKS – z.B. Regelungen von Verantwortlichkeiten: Wie wird das sog. 4-Augen-Prinzip eingehalten und umgesetzt?
Bin ich hiervon betroffen?
- Ja, jeder ist betroffen, auch Kleinstbetriebe und 1-Personen-Unternehmen. Hierauf möchten wir explizit hinweisen!
- Die Anforderungen werden an jeden Steuerpflichtigen gestellt, der zu einer Buchführung verpflichtet ist.
- Selbst Kleinstbetriebe arbeiten mit Rechnungsschreibungsprogrammen oder haben Kassensysteme oder erhalten und/oder versenden Rechnungen auf elektronischem Wege und speichern diese ab.
- Selbstverständlich ist jedoch der Umfang bei einem Kleinstbetrieb deutlich geringer ist als bei einem Mittelständler.
Was sind die Konsequenzen wenn ich keine Verfahrensdokumentation erstelle?
- Sollte zukünftig keine Verfahrensdokumentation für Ihr Unternehmen vorliegen, stellt dies einen Verstoß gegen die o.g. GoBD dar.
- Konsequenz einer fehlenden Verfahrensdokumentation können hohe Steuernachzahlungen im Rahmen von Betriebsprüfungen sein.
Welche Vorteile hat eine Verfahrensdokumentation für mich?
- Erfüllung einer gesetzlichen Pflicht
- Abwehr möglicher Steuernachforderungen durch das Finanzamt.
- Durch Dokumentation der einzelnen Abläufe und Prozesse in Ihrem Unternehmen werden Verbesserungsmöglichkeiten im Betriebsablauf aufgedeckt.
- Mögliche Schwachstellen werden analysiert und Verbesserungspotenziale aufgezeigt (z.B. IT-Sicherheit, bessere und einfache IT-Lösungen und Kassensysteme, Effizienzsteigerungen und Vereinfachung von Betriebsabläufen, Dokumentenmanagement und Synergieeffekte im Unternehmen).
- Die Einarbeitung von neuen Mitarbeitern in Ihr Unternehmen wird ebenfalls erleichtert, da sämtliche Unternehmensprozesse dokumentiert sind.
Was empfehlen wir Ihnen?
- Wir empfehlen dringend, eine Verfahrensdokumentation zu erstellen.
- Immer mehr Finanzämter gehen dazu über, standardmäßig eine Verfahrensdokumentation Ihres Unternehmens bei einer Betriebsprüfung zu verlangen. Hierauf sollten Sie vorbereitet sein.
Wie ist der weitere Ablauf?
- Um einen Eindruck von Inhalt und Umfang zu erhalten, haben wir unten stehend eine Mustervorlage (Verfahrensdokumentation zur Belegablage) bereitgestellt
- Haben Sie noch Fragen? Gerne sind wir Ihnen bei der Anfertigung Ihrer Verfahrensdokumentation behilflich. Sprechen Sie uns an.
