Kassenführung: So wird’s richtig gemacht!

Es drohen Steuernachzahlungen!

Sind Sie Unternehmer in bargeldintensiven Branchen wie Einzelhandel, Gastronomie oder Friseur- und Kosmetikstudios? Dann werden Sie um das Thema der korrekten Kassenführung nicht herum kommen. Insbesondere da sich Betriebsprüfungen der Finanzämter in den letzten Jahren immer stärker zu reinen „Kassenprüfungen“ gewandelt haben.

Ordnungsgemäße Kassenführung

Bei einer korrekten Kassenführung sind insbesondere folgende Punkte zu beachten:

• Tägliche Aufzeichnungspflicht. Eine nachträgliche Erfassung von Einnahmen und Ausgaben ist nicht ordnungsgemäß.
• Kein Kassenbucheintrag ohne Beleg! Sofern für einige Sachverhalte kein Beleg vorhanden ist, ist ein Eigenbeleg zu erstellen.
• Die Barbelege sind zu nummerieren. Die Einträge im Kassenbuch müssen die entsprechenden Belegnummern beinhalten.
• Privateinlagen und Privatentnahmen sind zu erfassen.
• Kassensturzfähigkeit muss stets gewährleistet sein.
• Kassenfehlbeträge (negativer Kassenbestand lt. Kassenbuch) sind nicht möglich!

Mindestinformationen Kassenbuch

Die Aufzeichnungen können in einem manuellen Kassenbuch oder in einem EDV-gestützten Kassenbuch (u.a. elektronische Registrierkasse) erfolgen. Ein Kassenbuch muss folgende Mindestinformationen enthalten:

• Datum der Einnahme/Ausgabe
• Belegnummer
• Erläuterungstext
• Betrag und Währung
• Umsatzsteuersatz bzw. Vorsteuersatz
• Umsatzsteuerbetrag bzw. Vorsteuerbetrag
• Aktueller Kassenbestand

Kassenbericht bei offener Ladenkasse

Wird dagegen keine elektronische Registrierkasse sondern eine sog. „offene Ladenkasse“ verwendet, ist ein Kassenbericht zu erstellen und der Kassenbestand durch tägliches Zählen zu ermitteln. Die Tageseinnahmen werden hier retrograd ermittelt, indem vom Kassenbestand des heutigen Tages der Kassenbestand des Vortages abgezogen wird und die Ausgaben des heutigen Tages hinzugerechnet werden. Das Ergebnis der Berechnung ergibt die Tageseinnahmen (korrigiert um etwaige Privateinlagen und Privatentnahmen).
Steuernachzahlungen vermeiden

Bei Betriebsprüfungen befasst sich das Finanzamt in letzter Zeit immer intensiver mit dem Thema „Kassenführung“ und versucht oftmals formelle Mängel an den Aufzeichnungen aufzudecken. Liegen unvollständige Aufzeichnungen vor, führt dies zur Anzweifelung der Kassenführung und mitunter der gesamten Buchführung, was zu erheblichen Gewinnzuschlägen und Steuernachzahlungen führt. Haben Sie Fragen zu Ihrer Kassenführung oder möchten wissen, welche Pflichten Sie im Speziellen erfüllen müssen? Sprechen Sie uns an. Gerne sind wir Ihnen behilflich.