Elektronische Rechnung

Dreistufige Einführungsphase ab 2025

Mit der Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes durch den Bundesrat vom 22.03.2024 wurden Regelungen hinsichtlich der Einführung einer elektronischen Rechnung (eRechnung) in Deutschland ab dem 01.01.2025 weiter vorangetrieben.

Was ist eine eRechnung?

eRechnungen werden in einem strukturierten elektronischen Datenformat ausgestellt, übermittelt und empfangen. In Deutschland zulässige Datenformate sind u.a. XRechnung und ZUGPFeRD. Hierbei stellt eine eRechnung die Rechnungsinhalte - anstelle auf Papier oder in einer Bilddatei wie PDF - in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz dar.

Was ist der Hintergrund der neuen E-Rechnungspflicht?

Die Einführung der eRechnung geht auf Bestrebungen zurück, innerhalb der EU ein einheitliches und europaweites Einzelumsatz-Meldeverfahren zum 01.01.2028 einzuführen. Mit der Etablierung eines solchen Meldesystem soll eine Eindämmung von Umsatzsteuerbetrug in Milliardenhöhe einhergehen. Zusätzlich soll die eRechnung als Treiber der digitalen Transformation im kaufmännischen Bereich wirken.

Wer unterliegt der eRechnungspflicht?

Die eRechnung gilt für sämtliche Lieferungen und Leistungen im B2B-Bereich. Betroffen sind demnach Unternehmer (Rechnungsaussteller), die Rechnungen an andere Unternehmer (Rechnungsempfänger) versenden. Diese sind fortan anstelle einer Papierrechnung/PDF zwingend als eRechnung zu versenden. Lieferungen und Leistungen an Endkunden (B2C-Umsätze) sind hiervon zunächst nicht betroffen.

Ab wann gilt die eRechnung?

Bei der Erstellung und dem Versand von Rechnungen ab dem 01.01.2025 wird es dem Unternehmer zunächst zur Wahl gestellt, ob dieser klassische Papier-/PDF-Rechnungen oder bereits eRechnungen versendet. Sofern ein Rechnungsempfänger jedoch von einem Rechnungsaussteller bereits eine eRechnung erhält, ist der Empfänger bereits ab diesem Zeitpunkt verpflichtet eine solche eRechnung empfangen und ordnungsgemäß aufbewahren zu können.

In einem 2. Schritt werden ab dem 01.01.2027 sämtliche Unternehmer für Ihre B2B-Umsätze verpflichtet, eRechnungen zu versenden. Ausgenommen sind hiervon lediglich Unternehmer mit einem Jahresumsatz von weniger als 800.000 €.

In einem 3. Schritt entfällt dann diese Erleichterung ab dem 01.01.2028 für kleinere Unternehmen, so dass dann sämtliche B2B-Umsätze mittels eRechnungen zu fakturieren sind.

Welche Vorbereitungen sollten Unternehmer mit B2B-Umsätzen nun treffen?

Unternehmern ist anzuraten sich frühzeitig mit dem Thema zu beschäftigen und Gespräche mit dem Softwarehersteller hinsichtlich der eRechnungs-Fähigkeit des eigenen Fakturaprogramms zu führen. Zudem sollten die damit einhergehenden Auswirkungen auf die Finanzbuchhaltung frühzeitig mit dem Steuerberater abgeklärt werden.